Universitätsverwaltungen sehen sich zunehmend in der Pflicht, ihre Prozesse und Strukturen offen zu legen und die Effizienz ihres Verwaltungshandels zu belegen. Die über die Jahre gewachsenen Verwaltungsstrukturen an deutschen Universitäten sind für die Hochschulleitungen aufgrund unzureichender Dokumentation und personifiziertem Wissen häufig nicht transparent. Um richtige Reorganisations- und Personalentscheidungen treffen zu können ist es jedoch erforderlich, die Abläufe und Organisationsstrukturen der Verwaltungen genau zu kennen. Daher hat sich die Schaffung von Prozess- und Organisationstransparenz zu einem wichtigen Ziel bei der Reorganisation in Universitäten entwickelt. Studenten werden zunehmend in der Rolle von Kunden gesehen, die Leistungen der Universitätsverwaltung nachfragen. Um im Wettbewerb der Bildungseinrichtungen bestehen zu können, es ist erforderlichen, dem Studenten einen möglichst einfachen Zugang zu diesen Verwaltungsleistungen zu ermöglichen.
Die Westfälische Wilhelms-Universität Münster adressiert diese aktuellen Herausforderungen durch das Projekt „Moderne Verwaltung“ (MoVe). Erklärtes Ziel dieses durch das Rektorat ins Leben gerufene Vorhaben ist es, die Prozesse der Universitätsverwaltung zu durchleuchten, um Reorganisationspotential zu identifizieren. Dafür wurde in Zusammenarbeit mit dem ERCIS die Software MOVE ProVi entwickelt. Diese ermöglicht es, alle Geschäftsprozesse der Verwaltung übersichtlich und praxisnah abzubilden. 169 Geschäftsprozesse wurden bereits erfasst. Mögliche Änderungen in Arbeitsabläufen oder Zuständigkeiten können von den Beteiligten selbstständig eingetragen werden. Ein umfangreicher Dienstleistungskatalog soll zukünftig zudem bei der Suche nach Ansprechpartnern und weiteren Informationen helfen.
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